Zakon o elektronskom dokumentu Republike Srpske

ZAKON

O ELEKTRONSKOM DOKUMENTU REPUBLIKE SRPSKE

I OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

(1) Ovim zakonom uređuje se pravo republičkih organa uprave, organa lokalne samouprave, privrednih društava, ustanova i drugih pravnih i fizičkih lica na upotrebu elektronskog dokumenta u poslovnim radnjama i djelatnostima, te u postupcima koji se vode pred nadležnim organima u upravnom postupku u kojima se elektronska oprema i programi mogu primjenjivati u izradi, prenosu, prijemu i čuvanju informacija u elektronskom obliku, pravna valjanost elektronskog dokumenta, te upotreba i promet elektronskog dokumenta.

(2) Odredbe ovoga zakona ne primjenjuju se u onim slučaje­vima gdje se drugim zakonima propisuje upotreba dokumenta na papiru.

Član 2.

(1) Republički organi uprave, organi lokalne samouprave, privredna društva, ustanove i druga pravna i fizička lica svojom slobodno izraženom voljom prihvataju upotrebu i promet elektronskog dokumenta za svoje potrebe kao i za potrebe poslovnih odnosa i drugih odnosa sa drugima.

(2) Organi i druga pravna i fizička lica iz stava 1. ovog člana koji su prihvatili upotrebu i promet elektronskog dokumenta ne mogu odbiti elektronski dokument samo zbog toga što je sačinjen, korišten i stavljen u promet u elektronskom obliku.

Član 3.

Pojedini izrazi koji se koriste u ovom zakonu imaju sljedeće značenje:

a) elektronski dokument – jednoobrazno povezan cjelovit skup podataka koji su elektronski oblikovani (izrađeni pomoću računara i drugih elektronskih uređaja), poslani, primljeni ili sačuvani na elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju, i koji sadrži osobine kojima se utvrđuje autor, utvrđuje vjerodostojnost sadržaja, te dokazuje vrijeme kada je dokument sačinjen. Sadržaj elektronskog dokumenta uključuje sve oblike pisanog teksta, podatke, slike, crteže, karte, ton, muziku i govor,

b) dokumentaciona osobina – obavezni skup podataka, poput elektronskog potpisa, vremena izrade, naziva autora i drugih, koji se ugrađuju u elektronski dokument radi zadržavanja vjerodostojnosti, cjelovitosti i valjanosti kroz period utvrđen zakonom i drugim propisima,

v) elektronski potpis – skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani sa drugim podacima u elektronskom obliku i koji služe za identifikaciju potpisnika i autentičnost potpisanog elektronskog dokumenta,

g) autor – republički organi uprave, organi lokalne samouprave, privredna društva, ustanove i druga pravna i fizička lica koja primjenom elektronskih sredstava (uređaji i programi) izrađuju, oblikuju i potpisuju elektronski dokument kvalifikovanim elektronskim potpisom,

d) pošiljalac – republički organi uprave, organi lokalne samouprave, privredna društva, ustanove i druga pravna i fizička lica koja šalju ili u ime kojih se primaocu šalje elektronski dokument, ne uključujući informacionog posrednika,

đ) primalac – republički organi uprave, organi lokalne samouprave, privredna društva, ustanove i druga pravna i fizička lica kojima je upućen elektronski dokument, ne uključujući informacionog posrednika,

e) dokumentacioni ciklus – promet elektronskog dokumenta od izrade do arhiviranja, uključujući radnje izrade, slanja, primanja i čuvanja sa postupcima unošenja i ovjere podataka kojima se potvrđuje autor, pošiljalac, primalac, vrijeme slanja i vrijeme prijema, vjerodostojnost i cjelovitost elektronskog dokumenta,

ž) informacioni mehanizam – informaciono-komunikacioni mehanizam kao skup programa, informatičkih i telekomunikacionih uređaja, metoda i postupaka primijenjenih u postupcima izrade, slanja, primanja, provjere i čuvanja elektronskih dokumenata,

z) radnik informacionog mehanizma – fizičko lice koje direktno radi u informacionom mehanizmu u postupcima rukovanja elektronskim dokumentom,

i) informacioni posrednik – pravno ili fizičko lice koje u ime drugih obavlja slanje, prijem, prenos i čuvanje elektronskog dokumenta,

j) elektronska arhiva – skup elektronskih dokumenata uređenih u dokumentacione cjeline u skladu sa zakonom i drugim propisima kojima se uređuju postupci čuvanja i arhiviranja dokumenata i

k) nadležni organi u upravnom postupku – republički organi, organi jedinica lokalne samouprave, pravna i fizička lica sa javnim ovlašćenjima na koja su prenesena javna ovlašćenja.

II ELEKTRONSKI DOKUMENT

Član 4.

Elektronski dokument mora u svim radnjama uključenim u dokumentacioni ciklus osigurati jednoobrazno obilježje kojim se nedvosmisleno utvrđuje pojedinačni elektronski dokument i autor elektronskog dokumenta, informaciona cjelovitost i nepovredivost elektronskog dokumenta, pristup sadržaju elektronskog dokumenta kroz cijelo vrijeme dokumentacionog ciklusa i oblik zapisa koji omogućava čitanje sadržaja.

Član 5.

Građa elektronskog dokumenta sastoji se obavezno od:

a) opšteg dijela koji čini sadržaj − informacije u elektronskom obliku dokumenta, uključujući i naslov primaoca ako je elektronski dokument namijenjen slanju imenovanom primaocu i

b) posebnog djela koji čine jedan ili više ugrađenih elektronskih potpisa i podaci o vremenu nastajanja i završetka izrade elektronskog dokumenta, kao i druge dokumentacione osobine nastale prilikom njegove izrade.

Član 6.

(1) Elektronski dokument u procesima prikazivanja sadržaja, kao i u toku rukovanja sadržajima ugrađenim u elektronski dokument sadrži obavezno unutrašnji i vanjski obrazac prikaza.

(2) Unutrašnji obrazac prikaza sastoji se od tehničko-programskog obrasca zapisivanja sadržaja u elektronskom obliku na medij koji zadržava ili prosljeđuje elektronski dokument.

(3) Vanjski obrazac sastoji se od vizuelnog i razumljivog prikaza sadržaja elektronskog dokumenta na uređaju za vizuelni prikaz računarskih ili drugih elektronskih uređaja, na papiru ili drugom materijalnom predmetu proizvedene iz zapisa u elektronskom obliku na mediju iz stava 2. ovog člana.

Član 7.

Elektronski dokument ima pravnu valjanost kao i dokument na papiru ako je izrađen, poslan, primljen, čuvan i arhiviran primjenom raspoložive informacione tehnologije, i ispunjava uslove iz čl. 4, 5. i 6. ovog zakona.

Član 8.

(1) Svaki pojedinačni primjerak elektronskog dokumenta koji je potpisan elektronskim potpisom smatra se u smislu ovog zakona izvornikom.

(2) Elektronski dokument ne može imati kopiju u elektronskom obliku.

(3) Ako isto lice izradi dva ili više dokumenta sa istim sadržajem, od kojih je jedan primjerak izrađen u elektronskom obliku a drugi izrađen na papiru, ti se dokumenti smatraju nezavisnim i u tim slučajevima dokument izrađen na papiru ne smatra se kopijom elektronskog dokumenta.

Član 9.

(1) Kopija elektronskog dokumenta na papiru izrađuje se ovjerom ispisa vanjskog obrasca prikaza elektronskog dokumenta na papiru uz primjenu postupaka predviđenih zakonom i drugim propisima.

(2) Ovjeru ispisa vanjskog obrasca prikaza elektronskog dokumenta na papiru u postupcima koje vode nadležni organi u upravnom postupku u okviru svoje nadležnosti obavljaju ovlaštena lica u tim organima, a u svim ostalim slučajevima ovjeru ispisa elektonskog dokumenta na papiru obavlja notar.

(3) Ispis vanjskog obrasca prikaza elektronskog dokumenta na papiru koji se ovjerava kao kopija elektronskog dokumenta mora obavezno sadržavati oznaku da je riječ o kopiji odgovarajućeg elektronskog dokumenta.

Član 10.

(1) Izvorni elektronski dokument kao i njegova kopija na papiru izrađeni su u skladu sa članom 9. ovoga zakona, imaju istu pravnu snagu i mogu se ravnopravno koristiti u svim radnjama za koje se traži upotreba dokumenta u izvornom obliku ili u obliku ovjerene kopije.

(2) Za sve radnje u kojima se zakonom ili drugim propisima izričito traži notarska ovjera dokumenta na papiru ne može se dostavljati elektronski dokument ili njegova kopija na papiru.

(3) Kada se u knjigovodstvenim poslovima primjenjuje elektronski dokument u skladu sa odredbama ovog zakona, poslovi knjigovodstva i revizije mogu se u potpunosti bazirati na upotrebi elektronskog dokumenta ako posebnim propisima nije drugačije određeno.

Član 11.

(1) U postupcima koji se vode pred nadležnim organima u upravnom postupku i arbitražama, kao dokaz mogu se koristiti i elektronski dokumenti.

(2) Prilikom ocjene ispravnosti elektronskog dokumenta moraju se uzeti u obzir pojedinosti o njenoj izradi, prenosu, čuvanju, vjerodostojnosti i nepromjenljivosti.

III UPOTREBA I PROMET ELEKTRONSKOG DOKUMENTA

Član 12.

(1) Upotreba elektronskog dokumenta obavlja se u skladu sa odredbama ovog zakona.

(2) Upotreba elektronskog dokumenta ne može nijednoj strani uključenoj u poslove razmjene elektronskog dokumenta ograničavati poslovanje ili je dovoditi u neravnopravan položaj.

(3) U radnjama pri upotrebi i prometu elektronskog dokumenta može se koristiti bilo koja dostupna i upotrebljiva informaciono-komunikaciona tehnologija, ako zakonom ili drugim propisima nije izričito određeno koja se tehnologija mora primjenjivati.

(4) Informacioni mehanizam koji se primjenjuje u radnjama sa elektronskim dokumentom mora imati odgovarajuću zaštitu ličnih podataka u skladu sa odredbama zakona i drugih propisa koji uređuju zaštitu ličnih podataka.

(5) Za svaki elektronski dokument mora u svim radnjama sa elektronskim dokumentom postojati mogućnost provjere njene vjerodostojnosti, izvornosti i nepromjenljivosti.

Član 13.

(1) Svaka radnja sa elektronskim dokumentom unutar dokumentacionog ciklusa mora se označiti jedinstvenom oznakom i osobinama koje se moraju ugraditi u elektronski dokument.

(2) Radnja iz stava 1. ovog člana mora osigurati direktnu povezanost prethodne i sljedeće radnje sa elektronskim dokumentom.

Član 14.

(1) Elektronski dokument izrađuje se elektronskim mehanizmom pripreme, oblikovanja i čuvanja informacionih sadržaja u elektronski zapis.

(2) Elektronske dokumente u radnjama njihove izrade koje čine osnov za radnje koje su u vezi sa njihovim slanjem i čuvanjem, potpisuju se elektronskim potpisom autora elektronskog dokumenta ili lica koje je autor za to ovlastio.

Član 15.

Elektronski dokument smatra se poslanim kada je lično poslan od pošiljaoca, ili poslan od lica koje je pošiljalac ovlastio za radnje slanja, ili otpremljena od informacionog mehanizma pošiljaoca, odnosno informacionog mehanizma lica koje je pošiljalac ovlastio za te poslove.

Član 16.

(1) Elektronski dokument smatra se primljenim kada je lično primljen od primaoca, ili primljen od lica koje je primalac ovlastio za radnje prijema, ili primljen od informacionog mehanizma primaoca, odnosno informacionog mehanizma lica koje je primalac ovlastio za te poslove.

(2) U slučajevima kada se traži potvrda prijema elektronskog dokumenta, primalac mora potvrditi prijem u roku utvrđenim prethodnim zahtjevom pošiljaoca o obavijesti prijema.

(3) Potvrdu prijema primalac mora izvršiti propisanom radnjom kojom u materijalnom obliku potvrđuje prijem elektronskog dokumenta, uključujući i automatizovane mehanizme potvrđivanja prijema.

(4) Ako u vremenu određenom od pošiljaoca nije primljena potvrda prijema poslanog elektronskog dokumenta, pošiljalac je dužan da obavijesti primaoca da nije primio potvrdu prijema poslanog elektronskog dokumenta.

(5) Ako ni po isteku vremena utvrđenog u stavu 4. ovog člana, pošiljalac ne primi od primaoca potvrdu o prijemu poslanog elektronskog dokumenta iz stava 2. ovog člana, smatra se da takav elektronski dokument nije poslan.

(6) Nakon što pošiljalac od primaoca poslanog elektronskog dokumenta iz stava 2. ovoga člana primi potvrdu o prijemu, takav se elektronski dokument smatra primljen od primaoca.

(7) Primalac u sadržaj potvrde o prijemu elektronskog dokumenta unosi i obavijesti o usklađenosti primljenog elektronskog dokumenta sa tehničkim zahtjevima koje su pošiljalac i primalac sporazumno prihvatili.

(8) Odredbe sadržane u st 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. i 8. ovog člana odnose se isključivo na radnje slanja i prijema elektronskog dokumenta i ne uređuju sadržaj i druge okolnosti nastale slanjem i prijemom elektronskog dokumenta.

Član 17.

(1) Vrijeme otpreme elektronskog dokumenta je vrijeme kada je elektronski dokument izašao iz informacionog mehanizma pošiljaoca te ušao u informacioni mehanizam koji nije pod kontrolom pošiljaoca, ili lica koje radi po ovlaštenju pošiljaoca.

(2) Vrijeme prijema elektronskog dokumenta je vrijeme kada je elektronski dokument ušao u informacioni mehanizam primaoca, ili informacioni mehanizam lica koje radi po ovlaštenju primaoca.

(3) U slučajevima kada se traži potvrda prijema elektronskog dokumenta, vrijeme prijema je vrijeme kada je primalac poslao potvrdu prijema elektronskog dokumenta.

(4) Vrijeme prijema i otpreme upisuje se u posebni dio građe elektronskog dokumenta i nije dopušteno mijenjanje stvarnog vremena prijema i otpreme elektronskog dokumenta.

Član 18.

(1) Upotreba elektronskog dokumenta smatra se valjanim ako su ispunjeni uslovi da elektronski dokument sadrži podatke o autoru, pošiljaocu i primaocu, te podatke o vremenu slanja i prijema; da elektronski dokument kroz cijeli dokumentacioni ciklus sadrži isti unutrašnji i vanjski obrazac koji je oblikovan pri njenoj izradi i koji mora ostati nepromijenjen kroz bilo koje radnje u postupcima njegovog slanja i upotrebe; da je elektronski dokument u bilo kojem trenutku dostupan i čitljiv ovlaštenim fizičkim i pravnim licima.

(2) Posebnosti upotrebe elektronskog dokumenta u odnosu na opis građe, odnosno obrasca prikaza uređuju se zakonima i drugim propisima kojima se uređuje poslovna dokumentacija unutar pojedinačnih djelatnosti.

Član 19.

(1) Elektronski dokument čuva se izvorno u informacionom mehanizmu ili na medijima koji omogućavaju trajnost elektronskog dokumenta za utvrđeno vrijeme čuvanja, i čine elektronsku arhivu.

(2) Elektronska arhiva mora osigurati:

a) da se elektronski dokument čuva u obliku u kojem je izrađen, poslan, primljen i pohranjen i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava,

b) da je elektronski dokument u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja dostupan licima koja imaju pravo pristupa tim dokumentima,

v) da se čuvaju podaci o elektronskim potpisima kojima su elektronski dokumenti potpisani, kao i podaci za ovjeru tih elektronskih potpisa,

g) da je elektronski dokument arhiviran u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji uz ugrađene elektronske potpise pružaju razumnu garanciju za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja,

d) da je za svaki elektronski dokument moguće vjerodostojno utvrditi porijeklo, autora, vrijeme, način i oblik u kojem je primljen u arhivu na čuvanje,

đ) da je elektronski dokument arhiviran u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumnu garanciju da ne mogu biti mijenjane i da se ne mogu neovlašteno brisati,

e) da postupci održavanja i zamjene medija za arhiviranje elektronskog dokumenta ne narušavaju cjelovitost i nepovredivost elektronskog dokumenta i

ž) da se elektronski dokument može sigurno, pouzdano i vjerodostojno čuvati u rokovima utvrđenim zakonom ili drugim propisima kojima se uređuju obaveze čuvanja odgovarajućih dokumenata na papiru.

(3) Pravno i fizičko lice kojem je zakonom ili drugim propisima utvrđena obaveza čuvanja dokumenta u izvornom obliku dužno je da čuva elektronski dokument u skladu sa odredbama st. 1. i 2. ovog člana.

Član 20.

(1) Fizička i pravna lica čuvanje elektronskog dokumenta u izvornom obliku mogu povjeriti informacionom posredniku.

(2) Informacioni posrednik povjerene poslove sprovodi u skladu sa ovim zakonom, zakonima i drugim propisima kojima se uređuju postupci čuvanja dokumenata, kao i u skladu sa postupcima dogovorenim sa fizičkim ili pravnim licem za koje izvodi poslove arhiviranja elektronskog dokumenta.

(3) Pravila, uslovi i specifičnosti arhiviranja elektronskog dokumenta uređuju se zakonima i drugim propisima kojima je regulisano čuvanje pojedinačnih dokumenata.

Član 21.

(1) Informacioni posrednik u smislu ovoga zakona ovlašten je po zahtjevu fizičkih i pravnih lica koja učestvuju u upotrebi i prometu elektronskog dokumenta da sprovodi bilo koju radnju u dokumentacionom ciklusu.

(2) Informacioni posrednik ne odgovara za materijalni sadržaj elektronskog dokumenta za koje po ovlaštenju fizičkog ili pravnog lica koje učestvuje u upotrebi i prometu elektronskog dokumenta sprovodi radnje u vezi sa prometom, prijemom i čuvanjem elektronskog dokumenta.

Član 22.

(1) Za sve radnje sa elektronskim dokumentom moraju se primjenjivati odgovarajući tehnološki postupci i oprema koji omogućavaju zaštitu postupaka i elektronskog dokumenta.

(2) U postupcima u kojima se koristi informaciona oprema i komunikacioni mehanizam informacionog posrednika, zaštitu postupaka i elektronskog dokumenta dužan je da osigura informacioni posrednik.

Član 23.

(1) Elektronski dokument u čijem se sastavu nalaze podaci koji se smatraju tajnom, predmet su posebnog postupanja u skladu sa zakonima i drugim propisima kojima se uređuje postupanje sa tajnim podacima.

(2) Republički organi uprave, organi lokalne samouprave, privredna društva, ustanove i druga pravna i fizička lica dužna su da pri upotrebi i prometu elektronskog dokumenta iz stava 1. ovog člana postupaju na način koji osigurava fizičko-tehničku zaštitu takvih isprava.

(3) Organi i pravna i fizička lica iz stava 2. ovog člana koji direktno razmjenjuju elektronski dokument sa ograničenom upotrebom sadržaja, te informacioni posrednici kada sprovode radnje sa takvim dokumentima, dužni su da osiguraju organizacione postupke i tehničku opremu kojima se štiti pristup sadržajima tim dokumentima kao i njihova fizička zaštita.

Član 24.

Upravni nadzor nad primjenom ovog zakona vrši Ministarstvo nauke i tehnologije Republike Srpske (u daljem tekstu: Ministarstvo), a stručni nadzor vrši Javna ustanova ''Agencija za informaciono društvo Republike Srpske''.

IV KAZNENE ODREDBE

Član 25.

(1) Novčanom kaznom od 1.000,00 do 15.000,00 KM kazniće se za prekršaj pravno lice koje protivno odredbama ovoga zakona:

a) onemogući ili spriječi provjeru vjerodostojnosti, izvornosti i nepromjenljivosti elektronskog dokumenta (član 12. stav 5),

b) mijenja stvarno vrijeme slanja elektronskog dokumenta (član 17. stav 4) i

v) mijenja stvarno vrijeme prijema elektronskog dokumenta (član 17. stav 4).

(2) Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kazniće se i odgovorno lice u pravnom licu, republičkom organu uprave i organu lokalne samouprave novčanom kaznom od 1.000,00 do 3.000,00 KM.

(3) Za prekršaj iz stava 1. ovoga člana kazniće se fizičko lice novčanom kaznom od 500,00 do 1.500,00 KM.

Član 26.

(1) Novčanom kaznom 1.000,00 do 10.000,00 KM kazniće se za prekršaj pravno lice koje:

a) odbije upotrebu ili promet elektronskog dokumenta i ako je prethodno svojom voljom prihvatilo upotrebu i promet elektronskog dokumenta (član 2. stav 2),

b) upotrebom elektronskog dokumenta dovede drugo fizičko i pravno lice u neravnopravan položaj u poslovima razmjene elektronskog dokumenta (član 12. stav 2) i

v) u poslovanju sa elektronskim dokumentom ne primjenjuje informacioni mehanizam sa odgovarajućom zaštitom ličnih podataka u skladu sa odredbama zakona koji uređuje zaštitu ličnih podataka (član 12. stav 4).

(2) Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kazniće se i odgovorno lice u pravnom licu, republičkom organu uprave i organu lokalne samouprave novčanom kaznom od 1.000,00 do 2.000,00 KM.

(3) Za prekršaj iz stava 1. ovoga člana kazniće se fizičko lice novčanom kaznom od 500,00 do 1.000,00 KM.

Član 27.

(1) Novčanom kaznom od 1.000,00 do 8.000,00 KM kazniće se za prekršaj pravno lice koje:

a) ne potvrdi prijem elektronskog dokumenta u skladu sa prethodnim zahtjevom pošiljaoca o obavijesti prijema (član 16. stav 2),

b) pri upotrebi elektronskog dokumenta ne ispunjava osnovne uslove valjane upotrebe elektronskog dokumenta (član 18. stav 1),

v) pri čuvanju elektronskog dokumenta ne postupa u skladu sa članom 29. ovog zakona i

g) pri upotrebi i prometu elektronskog dokumenta u čijem se sadržaju nalaze podaci koji se smatraju tajnom ne primjenjuju postupke i tehničku opremu kojima se štiti pristup sadržajima tih isprava kao i njihova fizička zaštita (član 23).

(2) Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kazniće se i odgovorno lice u pravnom licu, republičkom organu uprave i organu lokalne samouprave novčanom kaznom od 1.000,00 do 1.500,00 KM.

(3) Za prekršaj iz stava 1. ovoga člana kazniće se fizičko lice novčanom kaznom od 500,00 do 800,00 KM.

Član 28.

Stupanjem na snagu ovog zakona prestaju da važe odredbe Zakona o elektronskom poslovanju i elektronskom potpisu Republike Srpske („Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 36/02) koje se odnose na elektronski dokument (čl. 5, 7, 8, 13. i 14).

Član 29.

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“.

Mr Igor Radojičić